CDD de 1 an (renouvelable).

A compter du 01/01/2027.

Rejoignez Polytech Sorbonne et contribuez au quotidien au développement d'une école d'ingénieurs !

Au cœur de la vie de l'école, l’assistant·e de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’établissement et accompagne directement l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes et ses projets.
Véritable interface entre la direction, les services de l’école, les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous contribuez à fluidifier l’organisation, à coordonner les différents acteurs et à assurer le suivi des activités de l’école.
Ce poste, à la fois polyvalent et transversal, offre une grande diversité de missions et permet d’être au cœur des projets et des temps forts de Polytech Sorbonne.

Vos principales missions :

1/ Accompagner la direction au quotidien

• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs
• Organiser et gérer les agendas de la direction, tout en assurant un suivi administratif de ses activités afin de faciliter sa prise de décision
• Suivre le calendrier des projets, instances et événements de l’école et apporter un soutien opérationnel aux chargés de missions dans la réalisation de leurs objectifs
• Coordonner l’organisation des réunions internes et externes, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité
• Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils, et mettre en forme les courriers officiels
• Servir de pont entre la direction et les associations d’élèves, pour favoriser les échanges et soutenir les initiatives étudiantes
• Contribuer activement à la logistique de l’école, en assurant une gestion fluide des ressources et des espaces
• Participer, aux côtés de la chargée de communication, à l’organisation des grands événements de l’école : salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes, événements institutionnels, etc, pour valoriser l’image de l’école et renforcer son attractivité

2/ Finances 

En collaboration avec le responsable administratif et la gestionnaire financière, vous contribuez au suivi budgétaire et à la gestion financière des activités de l’école :

• Participer au suivi des recettes et des dépenses
• Assurer la saisie et le suivi des actes de commande et de vente dans SIFAC
• Gérer les virements et prestations internes
• Assurer le traitement des demandes de remboursement et le suivi de la carte achat de la direction
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger et établir les ordres de mission
  
  

3/ Ressources Humaines

Vous êtes également un interlocuteur clé pour le suivi administratif de plusieurs populations de l’école :

• Assurer la gestion administrative des dossiers des enseignants vacataires, en lien avec le pôle pédagogique de l'école et la DRH de l’université
• Accompagner et suivre le processus de recrutement et de mise en paiement des emplois étudiants
• Veiller au respect des échéances et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs
  
  

Ce poste polyvalent vous offrira une vision globale du fonctionnement de l’école et vous permettra de développer des compétences variées en gestion administrative, financière et RH.

Profil débutant bienvenu. Vous pourrez bénéficier de formations et d’un accompagnement individualisé tout au long de votre prise de fonctions.

Savoir-faire requis :

• Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
• Rédiger des documents d'information et de communication
• Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
• Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
• Travailler en équipe
• Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
• Accueillir différentes populations
• S'exprimer de façon claire et concise
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures

Savoir être :

• Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité
• Autonomie, prise d’initiatives
• Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité
• Avoir le sens du service public

Les services de l’école s’organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00.

Les horaires de travail seront organisés afin d’assurer une continuité de service public, tout en tenant compte des contraintes familiales de l'agent.