Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Placé.e sous la hiérarchie de la responsable administrative, le ou la responsable adjointe assure les missions suivantes :

1) Adjoint-e à la responsable du Collège doctoral :

• Prendre en charge des activités déléguées par le ou la responsable administrative
• Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
• Instruire des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire, parfois en interaction avec d’autres services de l’université
• Élaborer des outils de pilotage et d’aide à la décision :
  • réaliser des tableaux de bord, assurer la synthèse, l’analyse et le suivi d’indicateurs pour produire des bilans et des statistiques sur le déroulement du doctorat (indicateurs des ED et contrats doctoraux)
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Participer aux réunions des instances du collège doctoral et représenter le collège doctoral auprès des services de l’université et des partenaires extérieurs par délégation de la responsable administrative
• Coordonner les aspects logistiques de la structure
• Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative

2) Coordonner l’activité des gestionnaires des écoles doctorales de Sorbonne université :

• Assurer l’encadrement technique et administratif des gestionnaires d’ED :
  • participation au recrutement, accompagnement de l’intégration et de la prise de fonction, formations internes pour la réalisation de leurs missions, référent.e sur l’expertise technique, appui à la responsable administrative pour la mise en oeuvre des actes de gestion liées à la carrière des agents (promotions, primes, compte-rendus d’entretiens professionnels des agents…)
• Animer un groupe de travail, en collaboration avec la responsable du DIADM, composé des gestionnaires d’ED et des personnels du DIADM en vue de :
  
  • Assurer la continuité de service
  • Suivre l’évolution de la réglementation relative au doctorat et assurer un même niveau de connaissances de la règlementation pour l’ensemble des personnels concernés
  • Assurer la circulation de l’information interne

3)     Assurer la gestion administrative des contrats doctoraux et des missions d’enseignement doctorales :

• Encadrer un.e gestionnaire administrative des contrats doctoraux (cat B) et des missions d’enseignement doctorales
• Assurer le suivi des campagnes des recrutements des doctorants et des actes de gestion RH pour les contrats doctoraux et les missions d’enseignement doctoral
• Mettre en cohérence les pratiques concernant les contrats doctoraux et les missions doctorales entre les facultés

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement de l’ESR et de la fonction publique
• Connaissance approfondie du domaine du doctorat et de la recherche
• Connaissance du statut des agents publics et des différents types de contrats doctoraux
• Notions de base en droit privé et public

Savoir-faire :

• Encadrer des personnels
• Conduire des entretiens
• Animer un réseau
• Conduire un projet
• Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
• Réaliser des outils de pilotage et d’aide à la décision 
• Savoir réaliser des traitements statistiques simples
• Maîtriser les outils bureautique et applications liées au périmètre d’activités : Sipad, Siredo, Apogée, ADUM…
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Capacité d’écoute et de transmission
• Capacité à travailler en équipe
• Aptitude à interagir avec différents interlocuteurs et publics
• Aptitude à la négociation
• Savoir organiser son activité et celles des personnels placés sous sa hiérarchie
• Capacité à réagir rapidement aux sollicitations de la structure
• Respect de la confidentialité
• Rigueur dans la hiérarchisation des priorités