Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD de 4 mois.

A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la responsable administrative du Collège doctoral, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion des affaires générales en matière administrative, financière et logistique.

Les activités principales sont :

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l’écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Classer et archiver des documents
  
  

Connaissances transversales requises : 

• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication

Compétences opérationnelles :

• Accueillir et prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Utiliser les outils bureautiques

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France

Compétences comportementales:

• Polyvalence       
• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être :

• Être autonome, esprit d’initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public

• Le soutien à la direction implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des réunions sur la semaine entière.
• Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités.