Fonctions : Gestionnaire formation

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 3 ans.

Mission :

Le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par le suivi administratif et logistique de son portefeuille de formation. 

Activités principales :
Préparation, organisation et gestion des sessions collectives de formation

• Planification, organisation et publication dans Geforp de l’offre de formation annuelle de son portefeuille
• Réception et traitement des demandes d’inscriptions au fil de l'eau dans le logiciel
• Préparation des dossiers de formations (émission de tous les documents nécessaires et règlementaires, envoi des convocations aux stagiaires et documents aux prestataires)
• Réservation et préparation des lieux des formations
• Accueil des prestataires et formateurs en début de formation
• Clôture des sessions de formation et saisie des présences dans le logiciel
• Élaboration de bilans d'activité annuels par portefeuille de gestion

Gestion des demandes de formations individuelles hors catalogue et des plans de direction

• Réception, instruction et gestion des demandes individuelles de formation hors catalogue
• Recherche et mise en concurrence des prestataires pouvant répondre au besoin
• Gestion administrative des inscriptions
• Suivi des services faits des prestations de formation et des attestations de fin de formation
• Mise à jour des tableaux suivis dédiés
• Saisie dans Geforp a posteriori des actions et présences en formation

Participation aux activités transverses du pôle et du service

• Accueil et conseil auprès des agents, stagiaires, responsables de service, prestataires, formateurs internes et externes
• Mise à jour des pages formation de l’intranet, de Geforp et des tableaux de suivi d’activité internes
• Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l’activité du pôle
• Proposition d’amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
• Participation à l’élaboration de supports de communication sur l’activité formation en lien avec la chargée de communication interne
• Gestion et suivi des boîtes mails partagées du pôle

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable sur la formation professionnelle tout au long de la vie
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Capacité à interagir avec des publics variés
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités au quotidien
• Capacité à proposer des axes d’amélioration pour l’activité du bureau

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à organiser, planifier et coordonner des formations (sessions et/ou actions) et garantir la continuité de l’activité du pôle
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à appliquer les textes réglementaires

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et capacité à être force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité