Fonctions : Gestionnaire pédagogique et administratif.ve du M2

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD d’un an.

Poste à pourvoir à compter du 1er décembre 2026.

Mission et positionnement dans l’organisation :

L’équipe administrative du Département du Master de Physique et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.

Dans ce cadre les deux principales missions associées à ce poste sont :

• Gestion pédagogique et administrative de plusieurs M2 : assurer le fonctionnement pédagogique et administratif de quatre parcours de deuxième année de master, en liaison avec toutes les personnes concernées : étudiants, enseignants, services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.
• Gestion et réservation des locaux d’enseignements du département (3 M1 et 13 M2)
   

Activités principales :

• Assurer le suivi des étudiants inscrits dans les parcours de M2 QuOM/MIO, NPAC, IN, PPF
• Gestion et réservation des locaux d’enseignements du M1 à distance (PAD), du M1 en anglais (PPM), du M1 en présentiel (PFA) et de l’ensemble des 13 M2
   

Autres activités :

• Accueillir, et informer les étudiants et les enseignants
• Gestion des actes de candidatures, réception des dossiers, classement et retour aux étudiants
• Inscriptions administratives des étudiants
• Gestion des demandes de transferts, d’annulation et de remboursements des droits universitaires
• Fournir aux enseignants les trombinoscopes des étudiants, les listes des étudiants inscrits
• Mettre à jour les barèmes des UE après consultation des enseignants
• Informer les étudiants et les enseignants aux moyens des plateformes numériques Moodle
• Gestion des inscriptions pédagogiques
• Recueillir les notes des contrôles et des examens, élaborer les procès-verbaux pour les jurys
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite pour les étudiants de Sorbonne Université et pour ceux inscrits dans d’autres établissements
• Gérer les stages : saisie des conventions de stage ainsi que des avenants
• Suivre les Unités d’Enseignement (création, changement d’intitulés, changement d’ECTS, etc.)
• Recenser les besoins en heures complémentaires
• Mettre en ligne des informations sur un « site de vie » SPIP
• Suivre le devenir des anciens étudiants

Connaissances :

• Techniques d’accueil,
• Maîtriser l’offre de formation
• Connaître l’organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Connaître l’organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaître la réglementation applicable dans le cadre du LMD
   

Compétences métiers :

• Savoir planifier en fonction des priorités
• Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion et au secrétariat administratif et pédagogique (Word, Excel, Casper, SPIP (Web) Moodle)
• Goût du contact avec les étudiants
• Savoir tenir à jour des archives, trier et classer les documents en cours de traitement
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
   

Compétences relationnelles :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation