Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD de 6 mois :

• Dès que possible et jusqu’à juillet.
• Puis du 1er septembre au 30 novembre 2026.

Placée sous la hiérarchie de la responsable administrative du Collège doctoral, l'adjoint-e administratif-ve assure un appui opérationnel à la bonne gestion des affaires générales en matière administrative, financière et logistique.

Les activités principales sont :

• Appuyer la direction administrative du collège doctoral dans le déploiement des outils communs dont notamment :
  • déploiement du e-parapheur avec saisie des membres et des droits et suivi du projet
  • paramétrage de l’espace collaboratif partagé en ligne (ASUR) avec saisie et gestion des droits des membres
  • mise en forme, vérification et dépôts de documents collaboratifs sur l’espace partagé
  • actualiser des tableaux de suivi d’attribution des droits
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) des 23 écoles doctorales, des services communs et de la direction du collège doctoral
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, présentations power point, tableaux des nominations des personnels…), les reproduire et les diffuser
• Classer et archiver des documents
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
• Retranscrire des informations orales à l’écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement
• Participer aux opérations de logistique du service, assister la responsable administrative et son équipe
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

Connaissances transversales requises : 

• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques d’accueil téléphonique et physique
• Culture internet et numérique
• Techniques de communication
• Des connaissances en gestion documentaire (GED) serait un avantage

Compétences opérationnelles :

• Utiliser les outils bureautiques  : bonne connaissance excel, word et ppt (possibilité de formation de spécialisation)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Polyvalence

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université (formation disponible)
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France (formation assurée en interne)

Compétences comportementales:

• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Être autonome, esprit d’initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public