Fonctions : Gestionnaire Contrats, missions et programmes doctoraux
Emploi-type : J4C42 Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 1 an.

Missions :

Sous la double autorité hiérarchique de la directrice ou du directeur de l’école doctorale, et autorité administrative de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d’école doctorale assiste la direction de l’école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l’école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral. Elle contribue au travail administratif commun réalisé en réseau au sein du collège doctoral en soutien des collègues des autres écoles doctorales et en collaboration avec les services communs 

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale : candidats à l’admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l’université et des partenaires de l’école doctorale
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants en lien avec le Département Inscriptions Accompagnement et diplômes des services communs (DIADM) service de scolarité du Collège doctoral (demandes de candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de cotutelles, césure, de plan de formation, soutenance de thèses, organisation des comités de suivi...)
• Assurer l'organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED
• Instruire la recevabilité de candidatures pour les programmes doctoraux, des bourses ou des prix divers (LERU, Chancellerie des universités...), les bourses de mobilités...
• Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED dans l’application dédiée
• Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée
• Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil de l’ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l’école doctorale, etc.
• Participer à la préparation du budget de l’école doctorale et réaliser et suivre l’exécution des dépenses de l’ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
• Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral 
• Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au Département formations et carrières les besoins de formation

Activité spécifiques propre à l’ED à prévoir.  

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale 
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaitre les droits et obligations des agents publics

Savoir-faire:

• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad…)
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de l’ED
• Informer, rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être :

• Savoir travailler en autonomie 
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
• Respecter la confidentialité des informations et données
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Sens du service public