Fonctions : Gestionnaire d'Ecole doctorale n°433 "Concepts et langages"

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Sous la double autorité de la directrice ou du directeur de l’école doctorale, et de la responsable administrative du Collège doctoral, le/la gestionnaire d’école doctorale assiste la direction de l’école doctorale et contribue à la vie administrative du Collège doctoral. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l’école doctorale : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral.

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc) 
• Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants :  de la candidature jusqu’à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure…
• Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d’un plan individuel de formation
• Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d’ED
• Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…)
• Assurer l’organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED
• Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED
• Gérer et suivre les candidatures à l’HDR : dépôt des dossiers, demandes de rapport, organisation de la soutenance
• Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d’appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
• Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, …
• Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser
• Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale
• Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
• Participer à la préparation du budget de l’école doctorale et réaliser et suivre l’exécution des dépenses de l’ED en relation avec les unités de recherche rattachées à l’ED et avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral
• Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation

Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaître les droits et obligations des agents publics

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France
• Règlementation applicable aux différents types de contrats doctoraux
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat

 Savoir-faire :

• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (Adum, Oscar, Sipad…)
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en lien avec la hiérarchie au sein du Collège doctoral et au sein du réseau des écoles doctorales

Savoir être :

• Être autonome, esprit d’initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public

• Le poste demande une collaboration efficace avec une autre gestionnaire d'école doctorale