Fonctions : Chargé.e de gestion administrative et d’aide aux plateformes
Catégorie : A
Corps : Ingénieur d’étude                             
BAP : J
Emploi-type : Chargé-e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : La/le chargé·e de gestion administrative et d’aide aux plateformes a pour mission d’assurer le pilotage administratif, principalement financier, de la direction ainsi que l'accompagnement des plateformes de recherche au sein de Sorbonne Université.

Activités principales :

Pilotage administratif et budgétaire

• Préparer les budgets initiaux, contrôler sa répartition et installation
• Établie les tableaux de bord de suivi des financements et dépenses
• Suivre et analyser les dépenses afin de contrôler l’exécution du budget
• Suivre les états de recrutement sur les budgets de la direction
• Mettre en œuvre les aspects budgétaires des accords-cadres avec les partenaires académiques ou conventions particulières concernant de la recherche transversale
• Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation et les moyens de la direction
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant
• Assurer une veille et contrôler l'application des règles et procédures administratives
• Assurer et contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Support aux plateformes de recherche

• Piloter l’appel annuel de cofinancement des plateformes : définition du calendrier de l’appel, communication, organisation du dépôt des projets, préparation des réunions d’arbitrage...
• Suivre les installations et de l’utilisation des crédits accordés lors de la campagne de cofinancement, en déployant des outils pour assurer la traçabilité des dossiers
• Piloter la tarification des plateformes : aide au calcul des coûts complets et des tarifs, suivi du processus de validation des tarifs et mise à jour du statut dans la base de données
• Aider les plateformes au calcul des excédents et suivi des inscriptions et des utilisations des reprogrammations, accompagnement dans la réalisation du bilan annuel financier
• Aider les porteurs de projets dans la réponse aux appels à projets régionaux (SESAME, DIM, QIM), nationaux ou internationaux
• Accompagner les plateformes dans la réalisation et dans la réponse aux appels d’offres
• Administrer la base des données de gestion des plateformes et du portail interne
• Élaborer des modes opératoires sur le fonctionnement des activités d’accompagnement

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique
• Connaissance des réglementations applicables à son domaine d’activité professionnelle
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés sera un plus

Savoir-faire :

• Savoir hiérarchiser, prioriser et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité analytique et élaboration des tableaux de bord et des suivis financiers
• Capacité de rédaction et de présentation
• Être force de proposition des améliorations

Savoir être :

• Rigueur, méthode et précision dans le travail
• Capacité de prospective et curiosité intellectuelle
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation