Fonctions : Gestionnaire  «  Contrats, missions, programmes doctoraux »
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne en gestion administrative
BAP : J
Emploi-type : J4C42

CDD de 3 ans.

A pourvoir dès que possible.

Placée sous la hiérarchie de la responsable administrative adjointe du Collège doctoral, le/la chargée de contrats, missions et programmes doctoraux assure la mise en œuvre et la bonne gestion des contrats doctoraux attribués aux doctorantes et doctorants de Sorbonne université. Les missions principales sont :
 

• Suivi des campagnes de recrutement des doctorantes et doctoraux des écoles doctorales (calendrier et suivi réception des lauréats, traitement et suivi des candidatures...)
• Gestion des contrats doctoraux: informations nécessaires au recrutement, saisie sipad, suivi avec les ressources humaines de SU.
• Gestion des missions doctorales: via la plateforme dédiée ou en direct avec les prescripteurs
• Reporting régulier à la direction administrative du collège doctoral
• Organisation des campagnes dans le cadre des programmes doctoraux.(calendrier, lancement, gestion, et suivi des recrutements)en lien avec leurs responsables thématiques et l’alliance de Sorbonne université (préparation, diffusion, suivi des candidatures, bilans et organisations des évènements liés à ces programmes…)

Connaissances transversales requises :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
• Connaître les droits et obligations des agents publics

Connaissance à acquérir :

• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la formation doctorale en France
• Règlementation applicable aux différents types de contrats doctoraux
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat

Savoir-faire:

• Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
• Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
• Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
• Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir organiser son travail avec méthode
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (Adum, Oscar, Sipad…)
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en lien avec la hiérarchie au sein du Collège doctoral et au sein du réseau des écoles doctorales

Savoir être :

• Etre autonome, esprit d’initiative et rigueur
• Sens de la confidentialité et loyauté
• Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
• Sens du service public