Fonctions : Gestionnaire Évènementiel
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : Gestion et Pilotage (J) - J4C42 - Technicien en gestion administrative

CDD de 4 mois (remplacement de congé maternité).

A pourvoir à compter du 01 septembre 2025.

Mission :

Sous l’autorité du/de la Responsable Développement Commercial du SEP, le/la gestionnaire événementiel contribue au développement commercial de l’activité du SEP. Il/Elle assure le suivi administratif et commercial des dossiers, en relation directe avec les clients internes et externes, et en étroite collaboration avec la cellule « Exploitation » du SEP, le cellule « Gestion de projet événementiel » et les équipes logistiques et techniques des sites concernés.

Activités principales :

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur sur les espaces et leur disponibilité et les prestations offertes par le SEP
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): visite de repérages, accueil des organisateurs, rendez-vous commerciaux…
• Instruire les dossiers de réservation d’espace en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réception et traitement des demandes de réservation, gestion des devis, conventions, et autorisation spécifiques, réception des documents, etc.)
• Gérer le(s) planning(s) de réservation des espaces et contrôler les échéances
• Participer à la gestion administrative et financière en appliquant les procédures dédiées (création des brouillons de facture, suivi des recettes, relance, création de comptes clients, dépôts des dossiers en facturation)
• Organiser, alimenter, mettre à jour la base de données clients relatives à l’activité événementielle
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif et financier
• Soutenir le/le Responsable Développement commercial dans la stratégie de promotion et de valorisation des espaces gérés et exploités par le SEP

Encadrement : NON

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres à la valorisation des espaces dans un établissement public d’enseignement supérieur
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe et en réseau
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (maîtrise du Pack Office, connaissance de SIFAC / SAP, connaissance de logiciels métiers type GPS ou Ungerboeck)
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Compétences comportementales :

• Sens relationnel (diplomatie et accueil)
• Sens de l’organisation et méthodologie
• Rigueur / Fiabilité
• Aptitude à travailler en équipe et dans un environnement complexe
• Curiosité

Diplôme  demandé : Baccalauréat minimum, BAC +2 souhaité

Domaine de formation : secrétariat, gestion administrative, assistanat commercial

• Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-22h30), le week-end (samedi et très rarement le dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des événements.