Mission : Placé sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur de cabinet, et en étroite collaboration avec lui, le chef ou la cheffe de cabinet a en charge le pilotage et la coordination organisationnelle, logistique et administrative des agendas et déplacements de la présidente et des vice-présidentes et vice-présidents (VPs), la qualité du secrétariat général de la présidence,  le pilotage d’ événements et participe au développement des relations institutionnelles et partenariales. Il ou elle encadre les assistants et assistantes du cabinet.

Activités principales :

   .   Supervision et management de l’agenda de la présidente en coordination avec les agendas des VPs

   .   Responsabilité des déplacements de la présidente et coordination générale des déplacements des VPs
o Supervision des aspects opérationnels, administratifs et logistique des déplacements
o  Rédaction de la note de synthèse des déplacements de la présidente

   .    Secrétariat général de la présidence, avec l’appui des agents du cabinet
o  Supervision, traitement et classement de la correspondance officielle de la présidence
o  Orientation et supervision des représentations de la présidente aux invitations officielles
o  Supervision des parapheurs et du déploiement du e-parapheur
o  Rédaction de courriers et mails à haute valeur ajoutée ; supervision des dossiers de distinctions honorifiques et du respect des procédures associées
o Responsabilité de la conformité du protocole
o Pilotage de l’exécution du budget de la présidence
o Organisation et supervision de la gestion matérielle de la présidence

   .    Encadrement des assistants et assistantes du cabinet, coordination et suivi des affaires courantes du cabinet
o Organisation du secrétariat et encadrement des assistants et assistantes

o Organisation du traitement et du suivi des appels téléphoniques, du courrier postal, supervision des parapheurs et mails de la présidence

   .    Chef de filat et pilotage d’événements institutionnels associant la présidence et des cérémonies de distinctions honorifiques
o    Pilotage, organisation et coordination du volet protocolaire des événements officiels en lien avec les cabinets des différents officiels (inaugurations, cérémonies et manifestations).
o    Pilotage et organisation de la cérémonie des Doctorats Honoris Causa (DHC)
o    Organisation d’une cérémonie annuelle de remise des Palmes académiques

   .    Participation au développement des relations institutionnelles et partenariales, notamment dans l’interaction avec les partenaires prioritaires

Connaissances transversales requises :

-       Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et/ou politique de la recherche et de l’enseignement supérieur français.

-       Principes fondamentaux du protocole.

-       Anglais en contexte professionnel (niveau B2).

Savoir-faire :

-       Grande capacité d’organisation et de coordination.

-       Excellent rédactionnel (savoir rédiger une lettre, un document, un rapport).

-       Management inclusif (6 agent.e.s de catégorie B) et transversal

-       Rendre compte à sa hiérarchie

-       Capacité d’agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité.

-       Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs et interlocutrices en environnements complexes

Savoir-être :

-       Grande disponibilité et réactivité.

-       Rigueur et conscience professionnelle.

-       Discrétion professionnelle et sens de la diplomatie.

-       Excellent relationnel et sens du travail en équipe.

-       Résistance au stress.

-       Horaires du cabinet : 8h30 – 18h.

-       Nécessité d’organiser la continuité de l’activité au sein du cabinet.

-       Congés à prendre en coordination avec le directeur ou la directrice de cabinet.

-       Dépassements horaires à prévoir, notamment lors d’évènements.