Fonctions : Chargé(e) de mission à la Direction générale des services   
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J – Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 3 ans).

Missions du poste :

Le (la) chargé(e) de mission appuie l’équipe de la Direction générale des services dans ses activités de pilotage de l’établissement et d’animation des directions et des projets.

Le (la) chargé(e) de mission apporte un soutien stratégique, organisationnel et administratif à la DGS et aux DGS adjoints en exerçant des missions de rédactions de notes, d’animation de groupes de travail / réunions, de mise en oeuvre de procédures etc. Il ou elle est force de proposition sur les procédures visant à sécuriser le fonctionnement de l’établissement et le suivi de la mise en oeuvre des décisions politiques et administratives.

Membre à part entière de la DGS, le ou la chargé(e) de mission pilote des projets au nom de la DGS sur un certain nombre de sujets stratégiques pour l’établissement.

Le ou la chargé(e) de mission participe aux comités stratégiques de l’établissement (CODIR, Comité DG) pour lesquels il ou elle organise les ordres du jour, rédige les comptes rendus et veille à la mise en oeuvre des décisions prises lors de ces comités.

Les activités principales sont les suivantes :

• Suivi transverse des activités de la Direction générale des services : participation à des réunions sur un certain nombre de sujets transversaux, suivi de la mise en œuvre des décisions prises par la Direction générale des services ou par l’équipe de direction générale (DGS/DGSA/DGF), rédaction de notes sur des sujets traités par la DGS, proposition de procédures et/ou de fonctionnement à l’échelle de l’établissement
• Pilotage et/ou coordination de projets ou de chantiers stratégiques pour le compte de la DGS : schéma directeur du numérique, parapheur électronique, outils de travail collaboratif…
• Mise en place des actions de coordination des différentes directions impliquées dans les projets transversaux
• Contribution à la fluidité de l’information en travaillant étroitement avec la communication interne : fil d’actualité, mailing aux personnels, journée d’accueil des nouveaux personnels, mise à jour de l’organigramme général de l’administration
• Organisation du séminaire annuel de l’administration (mise en œuvre de la programmation selon la thématique choisie, identification des intervenants…)
• Accompagnement des membres de la DG sur certains dossiers et/ou urgences liées à l’actualité : veille stratégique, suivi de réunions, harmonisation des besoins et mise en place de procédure
• Rédaction de notes et de rapports à la demande de la directrice générale des services
• Organisation de l’activité du secrétariat de la direction (2 agent-es)
• Suivi et contribution aux projets de transformation et de réorganisation en lien avec la direction de l’accompagnement à la stratégie et à la transformation

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance du système universitaire, des mécanismes décisionnels administratifs, politiques et de financement d’un établissement d’enseignement supérieur
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Animation de réunions et de groupes de travail
• Pilotage et coordination de projets et de groupes de travail

Savoir-faire :

• Réactivité et qualités relationnelles compte tenu du travail de proximité avec la présidence, la direction générale des services, les directions centrales, les facultés et leurs composantes
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à rendre compte et à alerter sur tout sujet lié à l’actualité de l’établissement
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Savoir être :

• Sens du travail en équipe
• Intelligence des situations
• Esprit collaboratif
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Travail en autonomie et prise d'initiative
• Discrétion et rigueur professionnelle
• Sens de l'organisation et de l’anticipation

• Disponibilités et horaires particuliers notamment en période de scrutin et/ou de projets spécifiques.